Trazabilidad del transporte de mercancías: qué registrar para poder demostrar qué pasó
Trazabilidad no es saber dónde está el camión: es poder demostrar después qué se pactó, qué se cargó, qué se entregó y en qué estado. Qué registrar en cada fase del viaje.
Cuando se habla de trazabilidad en transporte suele pensarse en el GPS. La posición del camión es útil, pero no resuelve la pregunta que llega con una reclamación: ¿qué se entregó, en qué estado, quién lo firmó y qué documento llevaba el conductor en ese momento? Trazabilidad es poder responder a eso con registros, no con recuerdos.
Qué es y qué no es
- Localización: dónde está ahora el vehículo.
- Trazabilidad: la secuencia registrada de lo que le ha pasado al servicio, con fecha, autor y evidencia, desde la orden hasta el cierre.
Qué registrar en cada fase
| Fase | Qué conviene que quede registrado |
|---|---|
| Orden | Quién encarga, qué precio y condiciones se pactan, qué tarifa se aplica. |
| Asignación | Conductor, tractora y remolque, y cualquier relevo o cambio de vehículo posterior. |
| Documentación | Cada emisión del documento de control y de la carta de porte, con su versión y el motivo de cada cambio. |
| Recogida | Confirmación de carga, hora, firma de quien carga y estado del precinto si hay contenedor. |
| Ruta | Incidencias con su categoría, hora y posición: retrasos, averías, problemas en destino. |
| Entrega | Resultado (conforme, con reserva, rechazo), observaciones, nombre y firma de quien recibe, fotografías. |
| Cierre | Validación del cliente, revisión de reservas y envío del dossier. |
Las reservas, por qué pesan tanto
La Ley 15/2009 (se abre en una pestaña nueva) establece que, si el porteador no anota reservas motivadas en la carta de porte o en documento separado, se presume que la mercancía y su embalaje estaban en el estado descrito (artículo 14). En la entrega, el porteador puede pedir al destinatario un recibo de lo entregado (artículo 12). Una reserva anotada en el momento, con su descripción, vale mucho más que una explicación semanas después.
Versiones: el documento que había en cada momento
Si el documento de control cambia durante el servicio, la Resolución de 5 de junio de 2026 (se abre en una pestaña nueva) exige conservar la trazabilidad del cambio: o se mantienen en el mismo PDF los datos antiguos marcados como no válidos junto con el motivo, o se conserva el fichero original si se genera uno nuevo. Guardar solo la última versión no basta.
Requisitos de un buen registro
- Se añade, no se reescribe. Un registro que se puede editar después no demuestra nada.
- Fecha y autor en cada entrada, incluidas las que hacen terceros sin cuenta (destinatarios, transportistas subcontratados).
- Evidencia vinculada: la foto, la firma o el documento, con una huella que permita comprobar que no ha cambiado.
- Todo en el mismo sitio, colgando del viaje y del expediente, para poder entregarlo junto.
Es lo que hace la línea de tiempo del viaje en SIDODI: estados, asignaciones, documentos, firmas, incidencias y accesos al documento, con huella SHA-256 de cada versión. Firmas y evidencias.
Fuentes oficiales
Consultadas el . Este contenido es divulgativo y no sustituye a la lectura del texto oficial vigente.
- Ley 15/2009, de 11 de noviembre, del contrato de transporte terrestre de mercancías (texto consolidado) (se abre en una pestaña nueva)BOE · BOE-A-2009-18004
- Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, por la que se establecen las características que deben reunir los sistemas y los documentos electrónicos de control administrativo exigidos en los transportes por carretera (se abre en una pestaña nueva)BOE · BOE-A-2026-12784
- Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, por la que se regula el documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera (texto consolidado) (se abre en una pestaña nueva)BOE · BOE-A-2013-154