Uso de inteligencia artificial

1. Resumen

• SIDODI utiliza IA para leer documentos y proponer datos, para ayudar a importar información y para responder consultas sobre la propia operación de la empresa.
• La IA propone y ayuda a revisar; las personas deciden. Los datos que la IA extrae de un documento se presentan como propuesta que un usuario revisa, corrige o descarta antes de guardarla.
• La IA no emite el DeCA, la carta de porte ni el eCMR, no firma, no cierra viajes y no adopta decisiones sobre personas.
• SIDODI no entrena modelos de IA con los datos de sus clientes.
• Según nuestra evaluación, las funciones de IA de SIDODI no constituyen prácticas prohibidas ni sistemas de alto riesgo en el sentido del RIA. Les son de aplicación las obligaciones de transparencia del artículo 50.

2. Papel de SIDODI según el Reglamento de IA

SIDODI es un sistema de software que integra modelos de IA de propósito general desarrollados por terceros, junto con un servicio especializado de lectura de documentos, para una finalidad concreta: la gestión documental del transporte terrestre de mercancías.

Al ofrecer bajo su propio nombre un sistema que incorpora esas funciones, el titular de SIDODI actúa como proveedor del sistema de IA en el sentido del RIA. Las empresas clientes que lo utilizan en su actividad actúan como responsables del despliegue. Las obligaciones propias de los modelos de IA de propósito general corresponden a sus desarrolladores.

3. Funciones que utilizan inteligencia artificial

• Lectura de documentos para proponer datos: a partir de un PDF o una imagen (un pedido, un CMR, un albarán, una ficha técnica, la documentación de un conductor o una documentación aduanera o marítima), la IA propone los campos para dar de alta un viaje, un envío, un expediente, una orden de transporte, un conductor, un vehículo o una organización.
• Verificación de documentos aportados: comparación del contenido de un documento con los datos registrados, como ayuda a la revisión humana.
• Importación de datos: propuesta de correspondencia entre las columnas de un fichero y los campos de SIDODI al importar un directorio u otros datos.
• Asistente de consulta: respuestas en lenguaje natural sobre los datos de la propia empresa (viajes, expedientes, documentos). El asistente solo consulta; no crea, modifica ni borra información.

4. Funciones que no utilizan inteligencia artificial

Para acotar el alcance, estas partes de SIDODI funcionan sin IA:

• La generación del DeCA, la carta de porte, el eCMR, el EIR y el dossier, que se construyen directamente a partir de los datos registrados del viaje.
• Las firmas de recogida y entrega, los sellos electrónicos y la validación de firmas.
• La app del conductor, que solo captura fotografías, firmas e incidencias.
• La mensajería por WhatsApp y el correo electrónico.
• Los estados del viaje y sus transiciones, que siguen reglas fijas.
• Las búsquedas en listados, el cálculo de rutas y los indicadores de análisis, que se basan en consultas y cálculos estadísticos.

5. Supervisión humana

• Los datos que propone la IA se muestran al usuario como propuesta, en un formulario que puede revisar, corregir o descartar antes de guardarlo.
• La responsabilidad sobre el contenido de los documentos de transporte sigue correspondiendo a quien los emite según su normativa (por ejemplo, el cargador contractual y el transportista efectivo en el caso del DeCA). SIDODI valida el formato y el contenido obligatorio antes de emitir, pero no sustituye esa revisión.
• El documento original leído se conserva junto a su lectura, de modo que siempre puede contrastarse la propuesta con la fuente.

6. Transparencia hacia los usuarios

De acuerdo con el artículo 50 del RIA, las personas que utilizan funciones de IA de SIDODI deben saber que lo están haciendo, a más tardar en su primera interacción. Este documento y la información que acompaña a cada función cumplen esa finalidad: el asistente se presenta como un asistente basado en IA, y los datos propuestos a partir de documentos se identifican como propuestas pendientes de revisión.

Los contenidos generados por la IA en SIDODI son de uso interno de cada empresa cliente. SIDODI no utiliza IA para generar imágenes, audio o vídeo, ni para crear contenidos destinados a informar al público.

7. Datos tratados y proveedores

• A los servicios de IA solo se envía la información necesaria para la tarea concreta: el documento que se quiere leer o los datos sobre los que se consulta.
• Cada empresa cliente puede configurar el proveedor de modelos y el servicio de lectura de documentos con sus propias credenciales, en cuyo caso el tratamiento por el proveedor se rige también por las condiciones que la empresa haya aceptado con él.
• Los proveedores intervienen como encargados o subencargados del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, y las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, cuando existan, se amparan en las garantías del capítulo V del RGPD. La relación concreta de proveedores figura en la documentación contractual de cada cliente.
• La IA de SIDODI no toma decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre las personas o les afecten de forma significativa (artículo 22 del RGPD).

8. Medidas de control y seguridad

• Registro de cada uso de la IA (finalidad, usuario, proveedor, consumo y resultado) y de cada lectura de documentos, consultable por el administrador de la empresa.
• Aislamiento de los datos de cada empresa: la IA solo trabaja con la información de la empresa que la utiliza.
• Tratamiento del contenido de los documentos como información no confiable, con medidas frente a instrucciones maliciosas incrustadas en ellos.
• Validación de los datos extraídos antes de presentarlos como propuesta.
• Límites de uso por empresa y por usuario.
• Credenciales de los servicios de IA guardadas cifradas.

9. Limitaciones conocidas

Los modelos de IA pueden leer mal un dato, omitirlo o interpretarlo de forma incorrecta, sobre todo en documentos de baja calidad, manuscritos o con formatos poco habituales. Por eso todo lo que propone la IA debe revisarse antes de guardarse y, en particular, antes de emitir un documento de transporte.

Las respuestas del asistente se basan en los datos registrados en SIDODI y pueden ser incompletas si esos datos lo son.

10. Alfabetización en IA

SIDODI pone a disposición de sus clientes guías de uso dentro del producto y acompañamiento en la puesta en marcha para que las personas que utilizan estas funciones conozcan sus capacidades y sus límites, en línea con el objetivo de alfabetización en IA del RIA, cuya exigencia para las empresas ha sido simplificada por el Omnibus Digital sobre IA.

11. Marco normativo y calendario

• Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial: en vigor desde el 1 de agosto de 2024. Prohibiciones y alfabetización, desde el 2 de febrero de 2025. Obligaciones de transparencia del artículo 50, desde el 2 de agosto de 2026.
• Reglamento (UE) 2026/1744 (Omnibus Digital sobre IA): en vigor desde el 27 de julio de 2026. Fija un plazo transitorio hasta el 2 de diciembre de 2026 para que determinados sistemas que generan contenido sintético y ya estaban en el mercado cumplan el artículo 50.2, y aplaza al 2 de diciembre de 2027 las obligaciones de los sistemas de alto riesgo del anexo III.
• En España, la Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial (AESIA), creada por el Real Decreto 729/2023, es la principal autoridad de supervisión. El Proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial se encuentra en tramitación parlamentaria.
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), en lo relativo a los datos personales.

12. Revisión de este documento y contacto

Este documento se revisará cuando cambien las funciones de IA de SIDODI, cuando se publiquen directrices o códigos de buenas prácticas sobre el artículo 50 o cuando entre en vigor la legislación española de desarrollo.

Para cualquier consulta sobre el uso de la IA en SIDODI o para ejercer derechos en materia de protección de datos, puede escribirse a dpo@apferrer.com.

Este documento tiene carácter informativo. No constituye una certificación ni una evaluación de conformidad por un organismo notificado.